2012年保定电大学籍管理办法

关于印发《河北广播电视大学开放教育

学生学籍档案管理办法》的通知

冀电大教〔2012〕13号

各市电大、分校、各有关办学单位及省校有关部门：

为规范我校开放教育学生学籍档案管理工作，提高对学生的服务质量与效率，特制定《河北广播电视大学开放教育学生学籍档案管理办法》（简称“开放教育学籍档案管理办法”），现印发给你们，请遵照执行。

附件一：河北广播电视大学开放教育学生学籍档案管理办法

河北广播电视大学教务处

二〇一二年九月十七日

附件一：

河北广播电视大学

开放教育学生学籍档案管理办法

为规范我校开放教育学生学籍档案管理工作，提高对学生的服务质量与效率，特制定《河北广播电视大学开放教育学生学籍档案管理办法》（简称“开放教育学生学籍档案管理办法”）

一、学生学籍资料及档案管理的范围

开放教育学生学籍档案管理是指对河北广播电视大学开放教育学生入学、录取、注册、选课、成绩、毕业审核、学位申请、电子注册及图像信息采集等管理项目的有关纸质材料及数据的收集、装订、备案、保管、查询等；具体涉及的管理项目有以下几类：

（一）入学、录取及注册档案

（二）  选课（或称为“课程注册”）材料

（三）  成绩档案

（四） 学籍异动档案

（五）毕业生图像信息采集资料（教学点、分校备案）

（六）  毕业及学位档案

（七）  学生基本信息更正材料

二、学生学籍档案管理要求

开放教育学生学籍档案管理分集体管理和个人管理两大类，以下对各种档案的分类管理予以说明。

（一）  入学、录取及注册档案管理

（以下内容为集体建档项目）

1、开放教育本科、专科、课程开放及一村一名大学录取名册（省电大、各分校招生办留存）。存档要求：分年度、季节装订。

2、教学班执行专业规则：新生录取、报到注册以后，由基层教学单位按年度季节、分教学班上报执行教学计划至市电大，并将市电大教务处认可的执行教学计划按年度、分教学班装订成册。

3、开放教育新生基本信息材料（含学生身份证、户口、军人证、警官证、护照之一的有效证件复印件一式三份）：此材料由各 基层教学单位自行留存，作为新生电子注册和毕业生电子注册信息的基本依据。学生有身份证的，应使用身份证复印件备案；若学生因特定原因，尚未办理好身份 证，可用带有身份证号的户口复印件或驾照复印件及有“民族”的户口复印件替代身份证复印件备案；若学生为军人或警察，则准予用军人证或警官证复印件，记录 好号码（如渝武字xxxxx），并与带有“出身日期”和“民族”的户口复印件一起备案；若学生无上述证件，可用护照复印件替代身份证复印件备案。装订要 求：分年级、季节、教学班装订一式三份（一份由单位作为永久档案留存，一份在学生毕业时放入毕业生档案袋，一份作为毕业审核时学生更改信息的原始依据之一 上报省电大学籍科）。

（以下内容为个人建档项目）

开放教育新生报到注册以后，各教学单位必须为每个学生建立单独的个人档案，并用专门的个人档案袋保存直至学生毕业或学籍失效，其中包括：

4、录取通知书

5、报名登记表

（二） 课程注册材料

1、  学生课程注册名册：由各单位留存，在学生毕业后，由各单位自行安排销毁。存档要求：分年度、季节、教学班装订。

2、  课程注册统计表：各单位留存一份，在学生毕业后，由各单位自行安排销毁。存档要求：分年度、季节装订。

（三）  成绩

历次期末考试成绩册、免修免考手续：由省电大教务处和各单位分别作为永久档案留存。存档要求：分年度、季节装订。

实践环节成绩册：由各单位作为永久档案留存。存档要求：分年度、季节装订。

（四）  学籍异动档案

1、转入

（1）年度学生转入名册：应包括学生年级、季节、学号、姓名、类别、层次、原所在单位、原所在年级、原所学专业、现所在年级、现所学专业、异动审批通过日期。各级电大分别造册装订，装订要求：分年度装订。

（2）报名登记表

（3）转学审批表

（4）学生个人档案（含学生身份证、户口、军人证、警官证、护照之一的有效证件复印件一式两份、成绩单、录取通知书、报名登记表等）

转入材料⑴作为永久档案，各基层教学单位自行留存一份。转入材料⑵⑶⑷通过审核后，由省电大教务处留存原件一份作为永久档案，各基层教学单位留存复印件两份。

2、转出

（1）年度学生转出名册：应包括学生年级、季节、学号、姓名、类别、层次、转入单位、原所在年级、原所学专业、异动审批通过日期。各级电大分别造册装订，装订要求：分年度装订。

（2）转学审批表由市电大学籍科和基层教学单位各留存一份作为永久档案。

3、  转专业

（1）年度转专业名册：应包括学号、姓名、年级、季节、班号、原所学专业、现所学专业、通过审批时间。在市电大和基层教学单位各留存一份，作为永久档案留存。装订要求：按年度、季节装订。

（2）学籍异动审批表由市电大学籍科留存原件一份作为永久档案，各基层教学单位留存复印件两份。

（五）毕业生图像信息采集资料

毕业生图像信息：由新华社河北分社采集，学生毕业后由市电大分年度刻录成光盘作为永久档案留存。

（六） 毕业及学位档案

（以下为集体建档项目）

（1）  开放教育毕业生花名册及数据库

省电大每学期从系统打印开放教育毕业生花名册，并将相应的数据库刻制光盘，名册与数据库光盘作为永久档案留存；各基层教学单位必须通过教务管理系统打印本 单位开放教育毕业生电子注册名册，加盖本单位公章，同时导出毕业生数据库刻制光盘，作为永久档案留存。装订要求：分年度、季节装订。

（2）  毕业生成绩册

省电大每学期从系统打印开放教育毕业生成绩册作为永久档案留存；各基层教学单位必须通过教务管理系统打印本单位开放教育毕业生成绩册，加盖本单位公章，作为永久档案留存。装订要求：分年度、季节装订。

（3）毕业生电子照片光盘：每届毕业生电子照片刻盘留存。

（4）开放教育毕业生学位名册及成绩册

开放教育毕业生学位名册应该包括毕业年度、季节、班号、学号、专业等信息。学位名册与成绩册由省电大学籍科统一制作，并作为永久档案留存。各基层教学单位 应使用教务管理系统分年度、季节分别打印本单位获得学位学生名册及相应的成绩册，加盖本单位公章，作为永久档案留存。

（5）开放教育本科毕业生三项选择表

开放教育本科毕业生三项选择表由各基层教学单位组织学生进行选择填写，并按毕业年度，季节装订，加盖本单位公章，进行留存。

（以下为个人建档项目）

（6）毕业生登记表

（7）毕业生成绩单

（8）开放教育毕业生学位申请材料（申请了学位的学生将申请材料作为档案存入毕业生个人档案）

（9）录取通知书、报名登记表

（10）毕业生档案袋

开放教育毕业生个人建档项目的归档要求为：一人一档，一档一袋，即学生毕业后，开放教育毕业生档案⑸、⑹、⑺、⑻、⑼装入⑽中，作为学生的个人档案。（个人档案遗失、污损均不能补办）

（七）学生基本信息更正材料

⒈  因输入错误要更正学生个人基本信息所需的材料：有效证件（含入学时学生提供的身份证、户口、军人证、警官证、护照等）复印件一式三份及办理录入部门的证明材料一式三份。

⒉  因学生更名或修改身份证号（15位身份证号升为18位身份证号不需要提供材料）要变更学生基本信息所需的材料：有效证件（含身份证、户口、军人证、警官证、护照等）复印件一式三份及县级（或以上）公安机关证明一式三份。

学生报到注册后发现基本信息错误，各市校应立即与省电大联系，并要求学生根据上述情况分别提供相应的材料，由中央电大、省电大、市电大、各基层教学单位分别存档，作为新生电子注册名册的附件永久存档。装订要求：分年度、季节装订。

三、毕业生个人档案的填写和移交

由于毕业生个人档案遗失、污损以后无法补办，以下对毕业生个人档案的填写和移交工作作出明确的严格规定，具体事项说明如下：

（一）  开放教育毕业生个人档案的填写要求：各办学单位需组织学生严格按照毕业生登记表填写要求认真填写。

（二） 开放教育毕业生个人档案的移交

⒈  在毕业生颁发毕业证书以前，各基层教学单位教务部门应将每个毕业生的个人档案整理完毕，装入毕业生档案袋，予以密封，并加盖公章，作为毕业生个人完整档案。

档案袋背面的表格中，应填写档案袋中装的材料清单。

⒉  各基层教学单位制作毕业生档案及证书签领表，以备学生领取时签字、确认，并作为永久档案留存。签领表至少应包括以下表样栏目，各基层教学单位可根据需要增加栏目。

电大（分校、工作站、学院）届毕业生档案及证书签领表

发放人：                                   登记日期：

上表中，类别为：开放教育；层次为：专科、本科、课程开放专科、一村一等；班号是教学班代码；学号、姓名、身份证号、专 业、证书编号要与毕业生名册一致；档案袋领取人、毕业证领取人、学位证领取人三个栏目由领取相应档案的人签字，若为同一人领取，也必须分别签到三个栏目 中；档案去向是填写学生毕业后，档案的留存单位，但应由学生自行选择填写；档案去向确认人是填写“档案去向”的人签字。

发放完毕以后，将签领表装订成册，存档备案。

⒊  领取档案及证书的手续

⑴ 若学生本人领取，必须携身份证、学生证签字后方可领取毕业证书。

⑵ 若学生本人因某种特殊原因，委托他人领取，首先要通过电话告知发放人，发放人做好登记。再由学生委托的其他领取人携 带学生身份证复印件、领取人身份证原件、领取人身份证复印件、学生本人的委托书到发放人处，向发放人出示上述材料，由发放人核实后，收取领取人身份证复印 件和学生本人的委托书作为毕业生档案及证书签领表的附件，方可填写毕业生档案及证书签领表并领取证书。

⑶发放人根据领取人（学生本人或受学生委托的领取人）签署的档案去向发放档案，因此填写档案去向栏目必须准确、完整、真实。“档案去向”只能选择以下两种：

第一，若学生有工作单位，并且该单位有档案保管资格，可选择将档案移交到该单位人事档案管理部门。

第二，若学生工作单位无档案保管资格或学生暂无单位，可选择将档案移交学生指定的街道或人才交流中心。

毕业生个人档案原则上不能由学生本人移交到档案管理部门，但是由于档案丢失、破损后无法重新建立完整档案，为防止毕业生个人档案丢失、破损，在必要情况下，发放人可选择将密封、盖章的档案袋交领取人移交。

⑷ 毕业证书和档案移交完毕后，发放人应在签领表上签字，并填写登记日期，加盖教学点（或基层教学单位）公章，再将签领表留存。

四、学籍资料及档案管理的其他规定

㈠  专项管理

开放教育学籍档案实行专项工作管理，具体要求是：

⒈  各级电大必须准备固定的符合档案管理条件、具备档案管理环境的场地作为本单位学生学籍资料和档案管理的专门场地。

⒉  各级电大必须配备专门的人员进行档案的建立、归档、维护、保管、查询等工作。

⒊  各级电大必须配置相应的资金和设施、设备，以确保学生学籍资料和档案的建立、归档、维护、保管、查询等管理工作的顺利开展。

㈡  监督与检查

省电大教务处不定期对全省各级电大的学生学籍档案管理执行情况进行抽查，对未能按照本办法执行的电大进行通报，并强制整改，补齐档案。

五、其他

⒈  本办法从下发之日起开始实施。

⒉  本办法由河北广播电视大学教务处负责解释。